Data Protection and Privacy Policy
データ保護とプライバシーポリシー
– Waseda Singapore Pte. Ltd.–
Waseda Singapore Pte. Ltd. realizes the importance of protecting your personal data.
早稲田シンガポールは、当社のお客様の個人情報の重要性を認識しております。
This document contains the personal data protection and privacy policy adopted by WASEDA SINGAPORE to manage your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2012 and the relevant subordinate legislations and guidelines (collectively, the “Act” or “PDPA”). Please take a moment to read this policy to understand the purposes for which we collect, use and/or disclose your personal data.
この文書は、2012年個人情報保護法および関連法令・ガイドライン(以下「個人情報保護法」といいます)に基づき、個人情報を管理するために、WASEDA SINGAPOREが定めた個人情報保護およびプライバシーポリシーを記載したものです。当社がお客様の個人情報を収集、利用、開示する目的をご理解いただくために、本ポリシーをお読みください。
1. Concerning the observance of laws and standards
1.1 WASEDA SINGAPORE respects the privacy of individuals and recognizes the need to treat personal data in an appropriate and lawful manner, and is committed to comply with its obligations in this regard, in respect of all personal data it handles.
1.2 WASEDA SINGAPORE may change some parts or all of the contents of this policy from time to time to ensure that this policy is in line with the legal and regulatory requirements, as well as the regulations and constitutive documents of WASEDA SINGAPORE. Hence, we advise you to check regularly for updated information on the handling of your personal data.
1.3 If you consider that this policy does not follow the PDPA in respect to the personal data about you or others, you should raise the matter with our Data Protection Officer as soon as possible.
1.4 Concerning the collection, use and/or disclosure of personal data
In general, we collect your personal data in several ways, including but not limited to the following:
1.4.1. When you contact us for enquiries, via your selected mode of communication;
1.4.2. When you request us to contact you;
1.4.3. When you register for our services, either via physical means or online communications
1.4.4. When you and/or third parties under your care use our services; and
1.4.5. When you are perusing the websites that are under our care.
1.5 Personal data that is directly collected by WASEDA SINGAPORE may include some or all of the following personal information:
1.5.1. Name;
1.5.2. NRIC and other national identification numbers; (Based under applicable law)
1.5.3. Date of birth;
1.5.4. Gender;
1.5.5. Contact information such as email addresses and telephone numbers;
1.5.6. Geographic information such as address, postal code;
1.5.7. Signature;
1.5.8. Photographs, audio/video recordings and digital images.
Notwithstanding the foregoing, WASEDA SINGAPORE will not collect your NRIC and other national identification numbers unless permitted by the Act or any other applicable laws or regulations.
1.6 WASEDA SINGAPORE collects, uses and/or discloses your personal data for the following purposes:
1.6.1. To contact you regarding classes;
1.6.2. For the preparation of the relevant classes;
1.6.3. To invite you to attend parent-teacher conferences, classes and other events and to confirm your attendance;
1.6.4. For administrative communication regarding fees, tests, textbooks, buses, etc.;
1.6.5. For the management and operation of the student access system and parent mail service;
1.6.6. For career guidance regarding various test results processing, admissions, etc.;
1.6.7. To recognize students who have performed well on various exams and who have passed the exams by posting them on the campus bulletin board, in the family newsletters, and in the domestic student newsletters;
1.6.8. To post photos in WASEDA SINGAPORE’s newsletter and report on how things are going at the school; and
1.6.9. For other internal use, such as internal audits, business improvement of WASEDA
SINGAPORE, etc.
1.7 Your personal data will be retained by WASEDA SINGAPORE for as long as necessary for the fulfilment of the purposes stated above or is required to satisfy any legal, regulatory or accounting requirements. WASEDA SINGAPORE will undertake all reasonable steps to ensure that all personal data held by are destroyed or permanently deleted if it is no longer required for the purpose for which it was to be processed.
1.8 WASEDA SINGAPORE will take reasonable steps to protect your personal data against unauthorized collection, use and/or disclosure. Subject to the provisions of any applicable law or regulations, your personal data be used by and/or disclosed , to the following parties (based on the purposes listed above) :
1.8.1. WASEDA SINGAPORE’s staff;
1.8.2. Gakken Study et Co., Ltd (WASEDA SINGAPORE’s parental company in Japan)
1.8.3. Agents, contractors or third-party service providers who provide services to us;
1.8.4. Our professional advisers such as auditors and lawyers;
1.8.5. Relevant government regulators, statutory boards or authorities, or law enforcement agencies to comply with any laws, rules, guidelines, regulations or schemes imposed by any governmental authority; and
1.8.6. Any other party to whom you authorize us to disclose your personal data to.
1.9 In order to provide the best service possible, WASEDA SINGAPORE may engage a data intermediary to process and handle personal data on its behalf. In these cases, we will only work with recognized personal data management firms and shall enter into contracts with these data intermediaries to include provisions that clearly set out the data intermediaries’ responsibilities and obligations to ensure compliance with the Act. Kindly note that such intermediaries may be located overseas.
1. 法や基準の遵守について
1.1 当社は、個人のプライバシーを尊重し、個人情報を適正かつ適法に取り扱う必要性を認識し、取り扱う個人情報について、その義務を遵守します。
1.2 当社は、本ポリシーを法令や当社の規則、構成文書に沿ったものとするために、本ポリシーの内容の一部または全部を変更することがあります。また、お客様の個人情報取扱については、最新の情報を定期的にご確認いただくようお願いいたします。
1.3 本ポリシーが個人情報に関してPDPAに準拠していないと思われる場合には、速やかに当社のデータ保護責任者にご相談ください。
1.4 個人データの収集、使用および/または開示について
当社はいくつかの方法で個人情報をお預かりします。これには以下のものが含まれますが、これらに限定されません。
1.4.1. お客様の問い合わせに際し、選択された通信手段を通して連絡する場合。
1.4.2. お客様が当社に連絡を依頼された場合
1.5 WASEDA SINGAPOREが直接収集する個人データには、以下の個人情報の一部または全部が含まれる場合があります。
1.5.1. 氏名
1.5.2. NRIC およびその他の国民識別番号(適用法に基づく)
1.5.3. 生年月日。
1.5.4. 性別。
1.5.5. メールアドレスや電話番号などの連絡先情報。
1.5.6. 住所、郵便番号などの地理的情報。
1.5.7. 署名。
1.5.8. 写真、オーディオ・ビデオ録画、デジタル画像
上記にかかわらず、早稲田シンガポールは、個人情報保護法やその他の法令で認められている場合を除き、個人情報を収集することはありません。
1.6 当社は、以下の目的で個人情報を収集、利用、開示します。
1.6.1 授業に関するご連絡のため
1.6.2 授業に関する準備のため
1.6.3 保護者会、講習会その他の行事への参加のお誘いおよびご出欠確認のため
1.6.4 月謝やテスト、テキスト、塾バスなどに関する事務連絡のため
1.6.5 生徒入退室システムおよび保護者向けメールサービスの管理運用のため
1.6.6 各種テスト成績処理、入試などに関する進路指導のため
1.6.7 各種試験の成績優秀者、合格者を塾内掲示、家庭通信、および国内塾生通信に掲載し表彰するため
1.6.8 家庭通信内で写真を掲載し、塾での様子をご報告するため
1.6.9 その他、内部監査、業務改善等の内部利用のため
1.7 個人情報は、上記の目的を達成するため、または法律、規制、会計上の要求を満たすために必要とされる限り、当社の社内規定に基づき、必要な期間保存されます。当社は、上記目的のために必要でなくなった個人情報が破壊又は永久に消去されることを確保するための合理的な措置を講じます。
1.8 当社は、個人情報を不正な収集、使用、開示から保護するための合理的な措置を講じます。適用される法令の規定に従い、個人情報は、上記の目的(該当する場合)のために、以下の目的で収集、使用、開示されることがあります。
1.8.1. WASEDA SINGAPOREのスタッフ
1.8.2. 株式会社学研スタディエ(日本における当社の親会社)
1.8.3. 当社にサービスを提供する代理店、請負業者、または第三者のサービス提供者。
1.8.4. 監査人や弁護士など、当社の専門的なアドバイザー。
1.8.5. 政府当局が課した法律、規則、ガイドライン、規制、制度を遵守するための、関連する政府規制当局、法定委員会、当局、法執行機関。
1.8.6. 従業員が個人情報を開示することを許可したその他の第三者。
1.9 当社は、最良のサービスを提供するために、個人情報の処理と処理を代行する仲介業者を雇うことがあります。この場合、当社は、個人情報保護法を遵守するために、個人情報保護管理者の責任と義務を明確に定めた契約を締結し、個人情報保護管理者との間で契約を締結します。なお、この仲介業者はシンガポール国外に所在することがあります。
2. Concerning the consent for collection, use and/or disclosure of personal data
2.1 By submitting your personal data to WASEDA SINGAPORE, you agree and consent to the collection, use and/or disclosure of your personal data by WASEDA SINGAPORE for some or all of the purposes mentioned above.
2.2 If at any time we decide to collect, use or disclose your personal data in a different manner as to the purposes set out above, we will request your consent to the additional purpose(s) in writing, in which you may refuse to give at your discretion.
2.3 If you provide us with personal data relating to a third party (e.g. information of your spouse, children, parents or relatives), you represent to us that you have obtained the consent of that third party to provide us with their personal data for the relevant purposes.
2.4 You may at any time withdraw any consent given in respect of the collection, use or disclosure of your personal data by giving prior notice in the form of a formal written request addressed to the Data Protection Officer.
2.5 In the event that you withdraw your consent to WASEDA SINGAPORE in relation to the purposes mentioned above, WASEDA SINGAPORE shall cease to collect, use and/or disclose your personal data within 30 days upon receiving your withdrawal request. Please note that once consent is withdrawn, it may not be possible for us to accomplish the purposes as set out previously above, and hence, we may be unable to continue providing the requisite services to you.
2. 個人情報の収集・利用・開示等の同意について
2.1 皆さんは、自身の個人情報を当社に提供することにより、上記の目的の一部または全部を目的として、当社が個人情報を収集、利用、開示することに同意したものとみなされます。
2.2 上記の目的とは異なる方法で個人情報を収集、利用、開示する場合には、その目的について書面で同意を求め、お客様の判断で同意を拒否することができます。
2.3 お客様が第三者に関連する個人データ(例:配偶者、子供、親、または親族の情報)を当社に提供する場合、お客様は、関連する目的のために第三者の個人データを当社に提供することに同意を得たことを当社に表明するものとします。
2.4 利用者は、データ保護責任者に宛てた正式な書面による要請の形で事前に通知することにより、個人データの収集、使用、または開示に関して与えられた同意をいつでも撤回することができます。
2.5 お客様が上記の目的のために当社に対する同意を撤回された場合、当社はお客様の撤回要請を受けてから30日以内に個人情報の収集、利用、開示を停止します。同意を撤回された場合、上記の目的を達成することができず、必要なサービスの提供ができなくなることがありますので、あらかじめご了承ください。
3. Concerning personal data management and security measures
WASEDA SINGAPORE will take reasonable measures to protect your personal data from unauthorized access or modification, improper collection, use or disclosure, unlawful destruction or accidental loss. You should be aware, however, that no method of transmission over the internet or electronic storage is 100% secure. While security cannot be guaranteed, we strive to protect the security of the personal data and will constantly review and enhance our information security measures.
3. 個人情報の管理・安全対策について
当社は、お客様の個人情報を不正なアクセスや変更、不正な収集、使用、開示、違法な破壊、紛失などから保護するために、合理的な対策を講じます。しかしながら、インターネット上での通信や電子的な保存方法は100%安全ではないことをご承知おきください。安全性を保証することはできませんが、当社は個人データのセキュリティ保護に努め、情報セキュリティ対策を常に見直し、強化していきます。
4. Concerning access, correction and accuracy of personal data
4.1 You may apply for a copy of your personal data held by WASEDA SINGAPORE, or request for your personal data to be updated or corrected, by sending a formal written request to our Data Protection Officer. Please be informed that we are entitled to charge a fee to recover the costs directly related to the access of the personal data for the time and effort spent by us in responding to the same, and will let you know the amount accordingly.
4.2 Within 30 days upon receiving your request, WASEDA SINGAPORE shall:
4.2.1. Provide you with a copy of your personal data under our custody and/or other relevant information in accordance with the Act therein;
4.2.2. Correct your personal data as soon as practicable and inform you that the relevant correction has been made; or
4.2.3. Inform you that your request for access or correction of your personal data is rejected, if the request was made in circumstances predefined by the Act where such access or correction is prohibited or not required.
4.3 You should ensure that all personal data submitted to us is complete and accurate. Failure to do so may result in our inability to provide you with the information or services you requested.
4.4 WASEDA SINGAPORE shall make a reasonable effort to ensure that the personal data collected by or on behalf of WASEDA SINGAPORE is accurate.
4.5 Kindly note that WASEDA SINGAPORE reserve the right to refuse such a request if such access is deemed illegal, or the circumstances in which the rights of others may also be interrupted or jeopardized WASEDA SINGAPORE also reserves such rights of rejection in the event that you have not provided enough information or evidence to proceed with such an application.
4. 個人情報へのアクセス、訂正、正確性について
4.1 お客様は、当社の個人情報保護責任者に書面による正式な要請を送ることにより、当社が保有する個人情報のコピーを申請したり、個人情報の更新や修正を要求することができます。なお、当社は、個人情報へのアクセスに直接関連する費用を回収するために、その対応に要した時間と労力に対して手数料を請求する権利を有しており、その金額をお客様にお知らせします。
4.2 お客様からの要請を受けてから30日以内に、当社は次のことを行います。
4.2.1. 当社が保管している個人情報の写しを提供します。
4.2.2. 個人情報を可能な限り速やかに訂正し、訂正した旨をお知らせします。
4.2.3. 個人データへのアクセスまたは訂正の要請が、そのようなアクセスまたは訂正が禁止されているか、または要求されていない場合として法律で定められた状況下で行われた場合には、これが拒否されることを通知します。
4.3 お客様は、当社に提出されたすべての個人データが完全かつ正確であることを確認する必要があります。これを怠った場合、要求された情報やサービスを提供できない場合があります。
4.4 当社は、当社が収集した個人情報が正確であることを確認するために、合理的な努力をします。
4.5 当社は、お客様からの要請が違法である場合、または他者の権利を妨げたり危険にさらす可能性がある場合、そのような要請を拒否する権利を有することに留意してください。また、当社は、お客様がそのような要請を進めるために十分な情報を提供していない場合にも、これを拒否することができます。
5. Concerning transfer of personal data outside of Singapore
The personal data we collect from you may be transferred to multiple destinations outside Singapore. WASEDA SINGAPORE will endeavour to proceed with any transfers of your personal data to a territory outside of Singapore based on the requirements of the PDPA as closely as possible. WASEDA SINGAPORE will ensure that any transfers of your personal data to a territory outside of Singapore will be in accordance with the PDPA so as to ensure a standard of protection to personal data so transferred that is comparable to the protection under the PDPA. However, please be informed that such destinations that may not offer the level of data protection which is equivalent to the law in Singapore.
5. 個人データのシンガポール国外への移転について
収集した個人データは、シンガポール以外の複数の場所に転送されることがあります。個人データをシンガポール以外の地域に転送する場合は、PDPAの要件に出来る限り類似する地域へ転送するよう最大限努力に基づき、転送された個人データの保護水準がPDPAと同等であることを保証します。しかしながら、PDPAを同等の個人情報保護水準を提供しない場合があります。
6. Concerning the establishment and continual improvement of a management system for personal data protection
In order to appropriately manage personal data, WASEDA SINGAPORE shall continually work towards improving the development of our data management system and internal company regulations.
6. 個人情報保護マネジメントシステムの構築と継続的改善について
当社は、個人情報を適切に管理するために、個人情報管理体制の整備および社内規定の改善に継続的に取り組みます。
7. Contact information
Should you have a complaint or require more information about how we manage your personal data, please contact our Data Protection Officer at:
Phone: +65 6734 1969
Email: kuwata@waseaca.com.sg
Data Protection Officers (DPOs): Mr Kuwata Minoru
7. 連絡先情報
苦情や当社の個人情報の管理方法についての詳細な情報が必要な場合は、当社のデータ保護担当者までご連絡ください。
電話番号 +65 6734 1969
電子メール: kuwata@waseaca.com.sg
データ保護責任者(DPO)桑田 穣